Implementar soluciones para automatizar procesos puede ser clave para el crecimiento de tu gestión.
Todos sabemos que gestionar una organización no es tarea sencilla, sin embargo, apoyar esfuerzos sobre el uso de herramientas de software no solo libera una carga para las partes interesadas; además de esto, conlleva mejoras significativas al desempeño general de la organización.
En esta oportunidad, hablaremos sobre la importancia de la automatización en las organizaciones. Además, te mostraremos 4 soluciones para automatizar áreas clave de tu organización.
¿Por qué automatizar?
Cualquier área o departamento de una organización puede estar padeciendo de:
- Muchas tareas/procesos manuales y repetitivos
- Comunicación ineficiente entre equipos y partes interesadas
- Poca trazabilidad de proyectos
Según datos publicados por Asana, los empleados solo dedican el 27% de su tiempo a tareas relacionadas estrictamente con aportar valor a su labor.
¿A qué se debe esto? A que el resto de su tiempo laboral se encuentran atrapados en tareas manuales y repetitivas.
Si sumamos a esto una comunicación ineficiente y poca transparencia en los procesos, quedamos ante ineficiencias que pueden generar pérdidas económicas a la organización.
Para combatir esto, automatizar procesos puede ser la solución ideal; a continuación, te presentamos 4 soluciones para lograrlo exitosamente.
4 soluciones para automatizar procesos en tu organización
Mesa de servicio de ITSM
Evitar interrupciones en las operaciones, tener procesos eficientes y agentes productivos son solo algunos de los aspectos que caracterizan a un buen servicio de TI.
No obstante, el buen rendimiento de tu equipo de TI y su gestión, ya no solo depende de la experticia de tus agentes. Este rendimiento dependerá también del uso de herramientas tecnológicas para gestionar esta área de manera correcta.
En este sentido, actualmente no hay mejor solución para automatizar procesos que una mesa de servicios de ITSM. Implementar una no solo complementará la experticia de tus agentes, sino que además, optimizará el funcionamiento de tu departamento de TI.
¿Qué le ofrece una mesa de gestión de servicios de TI a tu organización?
- Erradicación de tareas manuales y repetitivas con flujos de trabajo automatizados
- Comunicaciones eficientes, centralizadas en un solo canal y automatizadas
- Procesos más rápidos y eficientes gracias a una gestión centralizada de la información, comunicaciones y procesos
Software de reclutamiento
Según el Harvard Business Review, tener buenos procesos de onboarding aumenta la retención de nuevos empleados hasta en un 50%.
Asimismo, la productividad de los empleados que tuvieron un buen onboarding aumenta en un 60%.
En este sentido, apoyarse en software y automatización se vuelve esencial para aprovechar al máximo el valor que pueden ofrecerte todos aquellos nuevos talentos que lleguen a tu organización.
Además, implementar este tipo de software facilitará la gestión de toda el área de recursos humanos, al permitir que los agentes se enfoquen en aportar valor a sus roles en lugar de pasar gran parte de sus jornadas laborales gestionando tareas manuales y repetitivas.
¿Qué puede ofrecerte un software de reclutamiento y gestión de recursos humanos?
Además de gestionar los procesos de reclutamiento de nuevos talentos, este software le permitirá a tu organización:
- Centralizar los procesos de reclutamiento con flujos de trabajo de contratación automatizados
- Eliminar silos de información unificando la gestión de información de empleados y procesos de selección
- Gestión de reclutamiento, onboarding y empleados regulares, todo en un mismo lugar
Mesa de ayuda
Según la firma PWC, casi la mitad de los clientes (49%) son capaces de abandonar un servicio en el que han confiado luego de una única mala experiencia.
Los clientes no solo quieren servicios de calidad, también quieren ser atendidos de manera asertiva, eficiente y oportuna.
Ya no existe alternativa; tener un servicio de soporte al cliente de calidad es vital para no perder clientes en el camino.
Como resultado de esta tendencia, las organizaciones deben poder estar preparadas para enfrentar los retos que supone tener un servicio de soporte al cliente de calidad, no solo con agentes expertos, sino con herramientas de software como una mesa de ayuda.
¿Cómo puedes mejorar el servicio de soporte al cliente de tu organización con una mesa de ayuda?
- Centralizando la gestión de reportes e información sobre procesos
- Juntando todos los canales de comunicación relacionada a soporte en un solo lugar
- Teniendo una vista 360 de todo tu servicio de soporte al cliente, gestionándolo todo sin usar simultáneamente varias herramientas
Software de gestión de proyectos
La realidad tras un proyecto exitoso puede estar lejos de ser bonita.
Caos, procesos lentos e ineficientes, fechas de entregas irrespetadas, entregables de baja calidad y recursos desperdiciados; estos son solo algunos de los puntos bajos que cualquier proyecto puede tener.
Todo esto deja al proyecto en cuestión lejos de ser exitoso, ya que, aun cumpliendo con sus objetivos, estas ineficiencias pueden resultar en pérdidas monetarias a la organización, además de representar una amenaza a su imagen.
En este sentido, el llevar la automatización a tus proyectos con un software de gestión de proyectos es esencial para dar un salto de calidad que satisfaga a las partes interesadas.
¿Qué te ofrece automatizar procesos en la gestión de proyectos en tu organización?
- Equipos mejor comunicados entre sí y capaces de colaborar desde una sola plataforma
- Procesos más transparentes y adaptados a posibles auditorías para cumplimiento de regulaciones de seguridad de datos
- Recursos mejor gestionados
3 consejos para automatizar procesos y servicios en tu organización con éxito
Aunque automatizar procesos y servicios en tu organización a través de software no es complicado, es preciso que estés preparado como organización para afrontar este cambio y poder así obtener un retorno de la inversión más rápido.
Acá te dejamos 3 pasos esenciales para lograrlo.
Paso 1: Identifica las tareas repetitivas
Evalúa el flujo de trabajo del área cuyo rendimiento quieres mejorar, identifica cuellos de botella y tareas que no aportan valor.
Paso 2: define los objetivos por los que quieres automatizar
Define el objetivo detrás de tu intención de usar la automatización como solución a dicho problema.
Paso 3: selecciona la selección de automatización que más le convenga a tu empresa
Ahora, toca escoger la herramienta de software que mejor se adapte a lo que deseas y a la realidad de tu organización.
¡Implementar soluciones para automatizar procesos es más fácil de lo que te imaginas!
Poniendo como ejemplo de la gestión de servicios de TI, el software necesario para optimizar esta área debe ser capaz de:
- Automatizar flujos de trabajo, procesos, tareas e incluso comunicaciones
- Ser integrable con el ecosistema de herramientas que ya se utiliza en tu empresa
- Ser personalizable y adaptable a las características estéticas y funcionales de tu organización
- Facilitar el cumplimiento de estándares de tu industria y de seguridad de datos
En este caso en particular, si lo que deseas es optimizar el área de TI de tu organización, ServiceNow es la opción ideal.
¿Por qué? Porque te ofrece automatización, mayor trazabilidad, mejor monitoreo y mejor cumplimiento de estándares de seguridad de datos; todo lo que necesitas para elevar el estándar de calidad de la gestión de servicios de TI de tu organización.
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