Todos hemos jugado alguna vez ese juego de niños en el que nos colocamos en fila y alguien comienza diciendo una frase. Al pasar por los oídos de todos y llegar al final de la fila el mensaje termina siendo un completo desastre. Para nosotros como niños es un resultado divertido. Sin embargo, cuando algo así sucede en el trabajo, es un asunto muy serio. La comunicación dentro del trabajo no es un juego, y a pesar de contar con tantísimas herramientas tecnológicas, a veces fallamos en lograr que sea efectiva. Por eso, dispongámonos para conversar un poco sobre 3 prácticas clave que debes conocer para mejorar la comunicación en el ambiente de trabajo.
¿Por qué generar mejores prácticas de comunicación?
El COVID-19 aceleró la tendencia de trabajar desde casa. Sin embargo, nuestros problemas de comunicación no comenzaron allí. La globalización per se ha cambiado la manera en que los seres humanos se conectan uno con el otro. Nos encontramos con una sociedad diferente, en la que existe una inmensa necesidad por valores como la cercanía, la autenticidad o la coherencia.
Un informe de la Organización Internacional del Trabajo de las Naciones Unidas reveló que los empleados remotos son vulnerables a trabajar más horas. Con un ritmo de trabajo más intenso, interferencias entre el trabajo y el hogar, y mayor estrés. Todos estos factores inciden directamente en la calidad de la comunicación en el trabajo.
No es un secreto que las organizaciones que tienen éxito en la comunicación son las que triunfan. Sin embargo, las que tienen técnicas de comunicación deficientes se ven afectadas por el incumplimiento de los plazos, el menor compromiso de los empleados, la falta de confianza en los directivos y números bajos. Entonces, ¿qué hacer?
Conozcamos 3 prácticas clave que pueden aumentar la efectividad de la comunicación en el trabajo:
1 La comunicación simple
Sí, es cierto que contamos con mensajes instantáneos como los correos electrónicos. Sin embargo, un correo podría resolver o hacer todo más difícil. Si el equipo de trabajo está escribiendo correos electrónicos y estos resultan demasiado complicados de entender, pequeños malentendidos pueden convertirse rápidamente en un drama de alto nivel. Por eso es importante que en todos los aspectos de la comunicación en el trabajo el primer acercamiento sea con simpleza.
Mejor dirigirse con un listado con viñetas corto y preciso que utilizar un largo texto donde esperamos que los otros interpreten o extraigan la información relevante. Hablar de manera simple también implica ponernos en el lugar de otros. Ya que una de las ocurrencias del trabajo remoto es que los departamentos se enlazan de manera más directa. Y las diversas ramas de conocimiento y la información, chocan.
Por ejemplo: un agente de recursos humanos que trata de hacer conversación con un agente de IT sobre un problema. Si el agente de IT trata de explicar la situación desde un punto de vista técnico en lugar de ir al grano, las cosas podrían empeorar. Es mejor pensar en el lugar del otro y considerar si nuestras palabras son de fácil interpretación.
Por otro lado, la comunicación simple también tiene que ver con reconocer la importancia de los detalles. Muchas veces podríamos pensar que una respuesta afirmativa es muy poco significativa. Pero es posible mejorar la comunicación en el trabajo si tan solo respondemos con un “sí” o reaccionamos confirmando que hemos entendido o recibido el comunicado.
2 El lenguaje corporal digital
Es posible que, al contar con múltiples canales de comunicación y tecnología envolvente olvidemos el lado humano. Darle un uso adecuado a las nuevas tecnologías es el mejor camino para no perder el contacto humano. Y por eso, una práctica clave de comunicación en el trabajo es el lenguaje corporal digital, este que ocurre a través de videollamadas.
Organizar reuniones semanales entre líderes y empleados cara a cara es un paso de ganadores. Porque da a ambas partes la oportunidad de discutir cualquier asunto que, de otro modo, podría olvidarse. Estas reuniones pueden consistir en una simple charla sobre el horario de trabajo, o compartir ideas. No obstante, reuniones breves y periódicas ayudarán a aumentar la transparencia entre los jefes y los empleados y a aligerar la presión.
Los encuentros cara a cara ayudan a generar confianza y a fortalecer las relaciones dentro del equipo. Esto es importante sobre todo para los empleados nuevos, ya que tendrán la oportunidad de asociar los nombres con las caras. De esa manera pueden conocer a los miembros de su equipo, lo que los ayudará a colaborar mejor.
Es necesario considerar también, que mientras más hablen las personas del equipo, más confianza se desarrollará. Es importante asegurarse de que los miembros del equipo se sientan cómodos comunicándose en vivo. Aunque sea solo para saludar.
Además, mirarnos y establecer un contacto real con el otro nos hace crecer, nos nutre y nos enriquece. Una sonrisa, un gesto facial o una expresión de acuerdo son aspectos que no pueden sustituirse con un correo electrónico. De tal manera que una videoconferencia podría constituir un importantísimo cambio en la comunicación en el ambiente de trabajo.
3 Uso de software y herramientas tecnológicas
La comunicación es fundamental para el éxito de los equipos remotos. Y la adopción de las herramientas y el software adecuados desempeña un papel clave para facilitarla. Así que una de las prácticas de comunicación en el trabajo más importantes es la implementación de herramientas tecnológicas.
El establecimiento de procesos y una plataforma amigable mejorará el rendimiento de tu equipo. Estando al tanto de las actualizaciones de la empresa y permitiendo que tu equipo se sienta seguro y cercano. Logrando trabajar en colaboración sin problemas.
Así que, asegúrate de invertir en la pila tecnológica que te ayudará a cerrar la brecha física. Con herramientas como voz, video, herramientas de colaboración en línea y software de intercambio de archivos. Estas pueden asegurar que los miembros de tu equipo remoto tengan una experiencia laboral atractiva y productiva. Entre las herramientas más conocidas indispensables para toda organización podemos mencionar Zoom, Google Drive, y software de gestión de servicios como Freshservice.
Freshservice permite comunicar problemas entre miembros del equipo en tiempo real. Así como comunicar tareas y gestionar solicitudes desde diversas áreas de la empresa. Esta herramienta puede ofrecer a tu equipo una visión clara del progreso de los proyectos. Al tiempo que mantiene a todo el mundo al corriente de quién está trabajando en qué. Todo esto puede ayudar a reducir el tiempo dedicado a hacer preguntas innecesarias.
La base de una colaboración fluida y un trabajo remoto efectivo es contar con una infraestructura confiable. Segura y bien equipada con herramientas tecnológicas a tu medida. Este podría ser el paso que tu empresa necesita para mejorar la comunicación en el trabajo. ¿Quieres saber más?
