La tecnología lo ha cambiado todo, la manera en como trabajan las empresas, las exigencias del mercado, las herramientas disponibles. Cada vez se ha más fácil gestionar ciertas tareas pero también surgen nuevos desafíos como la protección de los sistemas y la administración de activos en entornos como los de la nube. En este contexto, hoy más que nunca se hace necesaria buena gestión de activos de software.
Es imposible negarlo, los software representan para las empresas, herramientas estratégicas, factores de competitividad y elementos clave para el aumento de la productividad y el rendimiento. Esto quiere decir que gestionarlos de forma eficiente, respetando la propiedad intelectual y los derechos de uso de sus licencias, es algo obligatorio para toda organización.
La administración deficiente de los activos de software es un factor multiplicador de riesgos para cualquier empresa. Mientras que los beneficios asociados con una buena gestión de activos de software son numerosos. Si te interesa saber más acerca del SAM no te puedes perder este artículo que hemos preparado para ti.
¿Qué es la Gestión de Activos de Software (SAM)?
La Gestión de Activos de Software (SAM por sus siglas en inglés Software Asset Management) es una rama del proceso de Gestión de Activos de ITIL. Esta práctica se enfoca en gestionar y optimizar todo el ciclo de vida de los activos dentro de la organización, es decir; desde la compra, hasta la instalación, mantenimiento, uso y eliminación de la herramienta.
Gestionar bien los activos de software implica conocer su flota de aplicaciones que tiene la empresa; y realizar un seguimiento de la misma para optimizar su funcionamiento. En este contexto, el SAM destaca como una herramienta esencial. Pues abre el camino a muchos beneficios, entre los que se encuentran:
- La optimización de activos y procesos a través de la promoción de un sistema de información más eficiente.
- Reducción de los riesgos financieros, legales, regulatorios y de seguridad.
Específicamente, el SAM permite entre otras cosas:
Conocer todos los activos instalados
Con una buena gestión de activos de software podrás llevar un registro del número de licencias que has adquirido, de las instalaciones realizadas y de los hábitos de uso de cada aplicación. Esto te permitirá establecer nuevas necesidades en cuanto a herramientas; y sobre todo te permitirá tomar mejores decisiones a la hora de considerar comprar cualquier solución.
Mantener los sistemas seguros
Lamentablemente, es común que los usuarios mal informados descarguen e instalen software no autorizados en los equipos de la organización. Como consecuencia, es más fácil para los cibercriminales introducir en los sistemas todo tipo de virus. Al implementar una buena gestión de activos de software puedes detectar la presencia de una aplicación ilegal o no autorizada, disminuir los riesgos de seguridad y crear categorías para evitar prácticas no adecuadas en el futuro.
Asegurar el cumplimiento de normativas
El SAM promueve la realización constante de auditorías para asegurar que cada uno de los software implementados en la empresa estén al día en términos de compatibilidad, licencias y reglamentaciones obligatorias
Analizar patrones de uso
¿Como sabes si necesitas renovar, actualizar o comprar licencias adicionales?, a través de un conocimiento profundo de tu entorno informático. Con una gestión eficiente de activos de software podrás crear una lista de los software que se utilizan con frecuencia, ocasionalmente, y rara vez o nunca. Con esta información, puedes reducir costos al mantener solo aquellas herramientas que sean de verdadera utilidad.
3 claves para lograr una gestión de activos de software exitosa
#1 Toma en cuenta las necesidades de los usuarios
Recuerda, el objetivo del SAM debe ser aportar valor a la empresa. Esto se puede hacer a través de la reducción de costos pero también al determinar cuáles son las necesidades de los miembros de la organización y poner a su disposición las herramientas que realmente les hagan falta.
Comunícate con todas las personas implicadas para que de esta manera garantices la adquisición y uso exclusivo de software que sean de utilidad.
#2 Automatiza
Este tipo de análisis es demasiado complejo para ser realizado de forma manual. Procura entonces facilitar todas las tareas relacionadas con esta práctica con ayuda de una solución eficiente. Esto te permitirá reducir la cantidad de tiempo invertido en el SAM y obtener resultados más rápidos.
Atención, no es recomendable que dejes todo el trabajo a tu herramienta. La toma de decisiones correcta respecto a la gestión de activos de software depende enormemente de la intervención humana.
#3 Convierte la Gestión de Activos de Software en una práctica permanente del negocio
No es suficiente con que realices auditorías de la flota de TI en periodos irregulares. Es vital que planifiques hacer tus análisis al menos de forma trimestral. Para esto puedes configurar alertas que sirvan de recordatorio, esto te permitirá ganar constancia en cuanto a esta práctica.
Recuerda también establecer roles y responsabilidades bien definidos. Lo ideal sería que pudieras crear un equipo dedicado a esta práctica, sin embargo, si no es posible; puedes también simplemente designar un gerente que se encargue de coordinar todas las tareas relacionadas con el SAM y de presentar los resultados de los análisis cada vez que se requiera.
Si quieres más información acerca de las herramientas que pueden ayudarte a lograr una gestión de activos exitosa; no dudes en contactarnos. En GB Advisors hemos ayudado a numerosas empresas a implementar y sacar el máximo provecho de sus soluciones y su estrategia ITSM. Confía en nuestro equipo y lleva a cabo todos tus proyectos de TI de la mejor forma posible.
