¿Hay cambios ocurriendo en tu empresa? No te preocupes, con esta herramienta tendrás todo cubierto. Sigue leyendo para saber más.
Los cambios son parte de cada proceso. Ya sea para bien o para mal, los cambios suceden y debemos estar preparados para enfrentarlos. Suena fácil.
Entonces, ¿por qué es tan difícil lidiar con los cambios?
Como dijimos, son una parte normal de todo. Pero la cosa es que somos amantes empedernidos de las rutinas. Nos acostumbramos muy rápido a hacer las cosas de cierta manera; y cuando vemos que ocurre un cambio, entramos en pánico.
Para las empresas, los cambios están unidos a la evolución y al crecimiento. Tal vez tu compañía esté vendiendo más, tal vez estés pensando en expandirte y necesitas contratar más personal. Puede ser que estés a punto de lanzar un nuevo producto, servicio o campaña. Sea lo que sea, tu empresa tendrá que modificar su flujo de trabajo regular. Como resultado, tus empleados tendrán más trabajo que hacer.
El primer paso es aceptar que se avecinan cambios en tu empresa.
Los cambios nunca pueden tomarnos por sorpresa porque ese factor inesperado es lo que causa la mayoría de los problemas. Es por eso que debes estar preparado con un proceso de gestión adecuado que te ayude a tener una visión clara de todo lo que está pasando y todo lo que va a pasar. Este enfoque llevará a tu compañía a una planificación más efectiva además de tener a todos tus empleados en la misma página.
El proceso de cambio no es igual para todos. Ser abierto sobre todas las posibilidades y mantener una comunicación constante con tu equipo a través de una aplicación de colaboración es fundamental para tener éxito en cualquier proyecto nuevo. Todos los miembros del equipo deben saber que se esperan cambios y además deben saber cuál es su función en cada paso del proceso. No esperes hasta que sea demasiado tarde para esto.
Cosas como que la programación no se cumpla, errores de presupuesto y opiniones contradictorias pueden causar grandes problemas. Es por eso que facilitar los cambios para tus empleados es algo en lo que necesitas trabajar.
Cuando los empleados están acostumbrados a trabajar integrados, las cosas salen bien.
Diferentes departamentos trabajando juntos, ¿qué? Esto no debería sonar extraño en lo absoluto, pero si lo es para ti te recomendamos leer nuestro artículo sobre la integración entre diferentes equipos de la misma compañía.
Cuando un nuevo proyecto está en camino, es muy habitual que todos los diferentes departamentos trabajen juntos. Si todos tus empleados manejan la misma información, y esa información es la correcta, no hay razón para que los cambios no puedan controlarse.
¿Cómo puedes lidiar con los cambios en tu empresa sin poner en riesgo sus procedimientos regulares?
Freshservice te ofrece una variedad de herramientas para esto:
- Cambio de ciclo que te proporciona una vista paso a paso que controla todos los cambios que ocurren en tu empresa. Esta herramienta te permite verificar el proceso diario y el progreso de todos los departamentos involucrados. Siempre que una nueva actualización esté lista, la herramienta de cambio del ciclo te ayudará a administrar cada actualización. Sin poner en riesgo el flujo de trabajo regular de tus empleados.
Además, esta herramienta se adapta a diferentes tipos de cambios. Dependiendo del tipo de cambio puede solicitar tu aprobación o no.
- Automatización. Esta es una de las mejores y más utilizadas herramientas en la actualidad que también te ayuda a tener cubiertos todos los cambios.
Las habilidades de tus empleados son necesarias para tareas exigentes. Algunas cosas, como asignar cambios y tareas particulares a los equipos correctos, actualizar el estado del proceso, gestionar las aprobaciones y enviar notificaciones pueden gestionarse a través de la automatización.
- Sandbox. Las pruebas son una parte crucial de todo proyecto nuevo. Con Sandbox, puedes crear nuevos entornos para probar flujos de trabajo y sus configuraciones antes de sincronizarlos con tu cuenta de Freshservice.
- Calendario. Esta herramienta proporciona una visión general de todas las tareas y cambios programados en la mesa de servicio. Tus empleados verán en tiempo real todos los cambios que estén ocurriendo.
- Registros de auditoría. Esto te ayuda a realizar seguimiento de todos los cambios que ocurren en la mesa de servicio. Junto con descripciones que te informan sobre quién es la persona que está realizando los cambios.
Los clientes no tienen porqué verse afectados por los cambios que están ocurriendo en tu empresa.
La realidad es que tus clientes esperan recibir un buen servicio pase lo que pase.
En otras palabras, no importa si estás pasando por una crisis interna. Ellos están pagando por un servicio o un producto y la calidad que ofreces debe ser tan buena como de costumbre.
Afortunadamente, Freshservice te ofrece todas las herramientas adecuadas para gestionar los cambios sin que tus clientes o empleados sufran algún contratiempo. Podrás manejar grandes cambios y tu empresa no va a detener o disminuir su funcionamiento habitual. Tal como dijimos al principio, los cambios son una parte normal de todo y así es como tu empresa los gestionará a partir de ahora.
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