Desde el momento en que las organizaciones descubren la necesidad de implementar ITSM, y se deciden al fin a ponerlo en práctica, una de las primeras preguntas que suelen surgir es ¿por dónde comenzamos? Responder a esta pregunta puede a veces significar un desafío para las empresas; sobre todo si no se ha creado un roadmap del ITSM.
Aunque hay una variedad importante de mejores prácticas en el ITSM que pueden servir como guía, empezar con un proceso u otro depende normalmente de las características, objetivos y necesidades de cada negocio. Es aquí donde el roadmap juega un papel importante; pues ayuda a las empresas a entender mejor en dónde están y hacia donde quieren ir.
Si te interesa crear un plan efectivo y realista entonces definitivamente debes aprender a construir un buen roadmap. Sigue leyendo y descubre cómo hacerlo.
¿Qué es un roadmap?
Un Roadmap u Hoja de ruta es un documento en el que se definen todas las etapas que forman parte de un proyecto. Esto incluye todos los eventos significativos del mismo; así como su fecha de inicio y de culminación.
Su nombre deriva de la analogía con los mapas de ruta, pues es exactamente eso lo que hace; trazar un camino en el que se visualicen estrategias operativas complejas dentro de un marco estandarizado. Este mapa o camino toma en cuenta todos los aspectos y objetos, como tecnologías o productos, y sus conexiones. El roadmap es un recurso muy ventajoso aplicable en diversos contextos; y un must para aquellas empresas que deseen implementar ITSM de manera exitosa.
En el caso del ITSM, el roadmap resulta muy útil a la hora de ayudar a las empresas a crear un plan que integre de forma exitosa los objetivos del negocio; las necesidades del mercado y de los clientes, y la tecnología desde el inicio de la implementación.
Ventajas
Gestión efectiva de recursos
El roadmap ayuda al equipo a determinar los recursos que se necesitan con base en los objetivos del negocio y a las expectativas de los clientes; de esta manera pueden asegurarse de que tendrán las herramientas necesarias para llevar a cabo su estrategia al inicio y durante el desarrollo del proyecto.
Mayor previsión
Este documento es también muy útil a la hora de identificar los vacíos en los planes de una empresa. Los déficits en las áreas donde se necesitan planes para lograr los objetivos se hacen evidentes de inmediato y pueden corregirse antes de que se conviertan en problemas.
Proyectos más realistas
Muchas empresas inician su recorrido por el mundo del ITSM con proyectos muy ambiciosos, pero aunque la ambición es un valor importante en el mundo de los negocios, si es excesiva; puede llevar al fracaso de los proyectos, por no permitir que se fijen las expectativas adecuadas.
Por suerte, con un roadmap las empresas pueden fijar objetivos más competitivos y, sobre todo, más realistas, definidos en función del panorama de la industria.
¿Cómo crear un roadmap práctico y eficiente?
Crear un roadmap que de verdad contribuya a la creación de un buen plan de puesta en práctica de ITSM es sencillo, sin embargo; si no tienes idea de por dónde comenzar, te recomendamos seguir estos pasos:
#1 Determina bien los objetivos del negocio
Para esto es necesario que tú y tu equipo se planteen algunas preguntas importantes:
- ¿Cuáles son prioridades estratégicas del negocio? ¿Cuáles son las expectativas en cuanto a los beneficios financieros y operativos?
- ¿Qué herramientas e información podrían mejorar el conocimiento, la proactividad y la capacidad de respuesta de su equipo?
- ¿Cómo podría ofrecer una mejor experiencia o valor añadido a sus clientes?
- ¿Qué podrías hacer para que sea más fácil hacer negocios con tu empresa?
El objetivo no es solo establecer los objetivos principales de la empresa; sino también determinar cuáles son las mejores herramientas y las estrategias más adecuadas para alcanzar esos objetivos.
#2 Planifica con vista al futuro
No es recomendable que te enfoques solo en las expectativas actuales de tu empresa y de los clientes. Por el contrario, es necesario que establezcas un plan que se anticipe necesidades futuras; pues las inversiones dirigidas a necesidades inmediatas son menos ventajosas, provocan duplicación de esfuerzos e inflan los costos.
¿Qué necesitará tu negocio para mantener su competitividad de aquí a 5 años? Responder a esa pregunta puede ayudarte a establecer una visión a largo plazo. En este caso es importante que te apoyes de la tecnología, pues las herramientas que son flexibles; escalables y lo suficientemente extensibles para satisfacer tus necesidades a largo plazo, son las que te permitirán maximizar el retorno de tu inversión.
#3 Mide los costos
Es bastante difícil implementar ITSM sin pensar en invertir en herramientas tecnológicas. Desafortunadamente, las grandes iniciativas tecnológicas pueden ser costosas por lo que debes analizar bien lo que te conviene mejor a la hora de invertir en una herramienta.
Infórmate bien acerca de los costos de las licencias y la fiabilidad de los proveedores. Haz un plan que te permita identificar el costo de una nueva infraestructura (si la necesitas); y no te olvides de elegir solo proveedores que te garanticen un buen soporte (recibir un soporte inadecuado, o no recibir en absoluto, puede a la larga ser costoso).
#4 Establece plazos realistas
Está bien que quieras velocidad y productividad desde el primer momento; pero si tus expectativas son demasiado elevadas lo único que vas a lograr es por parte de tu equipo es un sentimiento de agotamiento y frustración.
Establece un calendario con plazos realistas basados en las prioridades; la duración de cada proyecto y los recursos disponibles. Revisa este calendario cada vez que pueda para que identifiques los puntos de dolor en caso de que ocurra algún atraso.
Recuerda, es importante que promuevas la comunicación abierta entre los miembros de la empresa; de esta manera todos podrán utilizar su perspectiva y sus habilidades para ayudarte a crear el mejor roadmap.
A la hora de seleccionar tus herramientas puedes contar con nosotros para ayudarte a elegir las mejores. En GB Advisors contamos con un equipo de profesionales dispuestos a brindarte las mejores soluciones de software y una consultoría de alta calidad. Contáctanos y comienza a optimizar la forma en que se mueve tu negocio.
