¿Qué son los activos de TI?
Los activos de TI son los recursos tecnológicos con los que toda empresa cuenta para agilizar su gestión. Se utilizan para lograr objetivos de negocio, y se dividen en activos tangibles e intangibles (hardware y software) de acuerdo a la siguiente imagen de referencia:
Es bastante, ¿verdad? Ahora imagina cómo será llevar un control de todos ellos. En este orden de ideas, encontramos la definición de gestión de activos de TI de acuerdo a Wikipedia:
La gestión de los activos en las TI está enfocada tanto al hardware como al software, asegurando que la organización tiene la capacidad de gestionar estos activos durante todo su ciclo de vida. En el caso del software hay el elemento añadido de asegurar que se cumplen las licencias de los programas.
Las herramientas de gestión y control de activos de TI ayudan a las empresas a supervisar y saber con cuántos y cuáles recursos tecnológicos realmente cuenta. Esto especialmente porque toda compañía se enfrenta a muchos requisitos tecnológicos obligatorios para satisfacer las exigencias del mercado actual.
Un ejemplo de la utilidad de las herramientas de control de activos de TI son los modelos de gestión de inventarios de TI. Es muy simple: Así como toda empresa necesita una adecuada estructura de almacén y distribución de sus activos físicos para ofrecer un flujo correcto de productos y servicios a sus clientes internos y externos; también necesita conocer y controlar sus activos de TI.
Desde luego, mientras más grande sea nuestra empresa, mayor será el volumen de activos de TI que debemos controlar y conocer; y especialmente, si estamos montados en la ola de la empresa digital; y empleamos recursos tecnológicos para expandirnos a nivel global ayudándonos con la figura del trabajo a distancia, o teletrabajo.
Ahora bien, ¿cómo controlamos toda esa información?
Simple: Llevando un inventario de nuestros activos de TI.
En principio, la razón única de todo almacén es la de disponer de un espacio predeterminado para resguardar; acceder y disponer de los productos, bienes o servicios de manera rápida y segura.
Para lograr esto; se hace necesario revisar y plantearnos una forma efectiva para distribuirlos y guardarlos en dicho espacio. Así pues, damos con el principio del inventario y los modelos básicos de almacenamiento. Todos ellos se extienden y encuentran su igual en el espacio virtual; sitio donde las herramientas de control de activos de TI te ayudan a ver y ubicar tus recursos de TI.
Los inventarios y los modelos básicos de almacenaje de activos de TI
Los inventarios son recursos (bienes; servicios; productos terminados; partes; consumibles; mobiliarios; software; licencias; etc.) almacenados para disponer de ellos en el presente o futuro. Representan una gran parte de la inversión de cualquier empresa y por ello, es fundamental tener al día toda la información relativa a su uso; estado y movilidad.
Asimismo, los inventarios ayudan a discriminar procesos (Producción vs. Distribución); a clasificar tipos de mercancía; productos y/o servicios; y permite el correcto flujo de operaciones y transacciones. La información obtenida de estos procesos y etapas nos permite determinar el momento correcto para reponer y disponer del stock.
Por otra parte, existen dos modelos de almacenamiento básico:
Modelo caótico
El modelo caótico de organización y almacenamiento se caracteriza por la ocupación de espacios basada en la disponibilidad. Se reconoce por la falta de orden lógico de almacenamiento; sin embargo, esa falta de orden lógico trae ventajas como la optimización de los espacios; y el rápido acceso al producto o servicio demandado.
Un ejemplo virtual del modelo caótico de almacenamiento ocurre en nuestras propias PC: Tendemos a guardar los últimos archivos con los que trabajamos en el Escritorio o en la carpeta de Descargas, aún cuando lo lógico sería darle un destino más permanente y organizado dentro de los muchos compartimientos que tenemos o podemos crear.
Este mismo ejemplo se extiende a los activos de TI en toda empresa; especialmente al inicio de operaciones.
Modelo organizado
Este modelo es diametralmente opuesto al anterior. Se caracteriza por la creación y pre-asignación de espacios por afinidad y/o referencia para la distribución y almacenamiento lógico de activos.
Este modelo facilita la gestión de cualquier tipo de almacén e inventario; y permite la visibilidad inmediata del activo en demanda. Este modelo ofrece un flujo correcto de productos o materiales; ayuda a disminuir costos y optimiza el servicio al cliente interno y externo.
Sin embargo, adoptar este modelo se complica en la medida que la empresa pasa más tiempo en iniciar su control de activos de TI. En todo caso, ambos modelos pueden administrarse con herramientas de control de activos de TI, y así ayudarte a visualizar lo que necesites, en el momento cuando lo necesites.
Herramientas de control de Activos de TI para la Gestión de Inventarios
Las herramientas de control de activos de TI se encargan de establecer normas y definir los procesos relacionados con la compra; documentación; distribución; uso y cambio de software y sus activos relacionados. Esto incluye activos físicos; licencias; gestión de soporte y cumplimiento de seguridad.
Asimismo, las herramientas de control de activos de TI controlan los costos de producción. Por otra parte; también indican el uso y estado de dispositivos distantes asociados a tus infraestructuras para llevar cercano control del ciclo de vida de los productos y servicios.
Las herramientas de control de activos de TI se basan en normas internacionales (ISO – ITIL – COBIT) para cubrir actividades de Planificación; Aplicación, pruebas y documentación; y Despliegue y mantenimiento.
Con este sencillo pero eficaz esquema de trabajo, las herramientas de control de activos de TI optimizan al máximo todas las tareas involucrados en el proceso de inventario de tus activos de TI, porque potencian al máximo el control y visibilidad de tus recursos sin importar dónde estén. Esto mejora el flujo de trabajo; previene interrupciones; aumenta la calidad del servicio y facilita las acciones de transición o cambios.
Ahora que tienes más claro para qué te son útiles las herramientas de control de activos de TI, el siguiente paso es conseguir la más idónea para tu negocio. Tenemos a tu disposición las mejores del mercado, sólo escríbenos aquí para diseñar tu plan a medida.
