La cotidianidad para un gerente o representante de ventas en una pyme consiste en hacer malabarismos con la información de los clientes con hojas Excel.
Lo que incluye:
- Realizar un seguimiento de los clientes potenciales y de las negociaciones.
- Supervisar los casos de éxito y los fracasos.
- Mantener un control estricto del proceso de ventas.
Al final del día, ejecutar estas tareas simultáneamente puede ser difícil de gestionar.
Las cuales se han utilizado durante años como herramienta principal para ayudar en la ejecución de estas tareas.
Sin embargo, se han vuelto engorrosas y conllevan riesgos de generar errores en los datos.
Es por eso que cambiar de una hoja de cálculo Excel a un software CRM ya no es algo que deba plantearse.
Sino algo que necesita tu equipo de ventas.
Por esta razón, vamos a hablar de 9 razones clave por las que la utilización de software de CRM beneficiará a tu negocio en comparación con los métodos tradicionales.
¿Se debe reemplazar totalmente el Excel por un software CRM?
Usualmente para muchas pequeñas y medianas empresas, Excel representa la primera herramienta para administrar una base de datos de clientes.
Debido a su sencillez y que la mayoría de las personas en el área pueden manejar rápidamente sin necesidad de una inducción es ampliamente utilizado.
Si bien es cierto que las hojas de Excel pueden ayudarnos a:
- Realizar cálculos.
- Analizar datos.
- Y ordenar información relevante.
Las exigencias empresariales actuales no se limitan a estas tareas.
Ahora, las empresas se ven obligadas a:
- Brindar una experiencia de calidad y personalizada a los clientes.
- Optimizar la imagen de la marca.
- Automatizar los procesos de venta.
- Responder rápidamente a potenciales clientes mediante diversos canales de comunicación como redes sociales, correo, y telefonía.
- Comprender las preferencias de la audiencia objetivo.
- Y mucho más.
Por cuanto, estas exigencias no pueden cubrirse simplemente utilizando hojas de cálculo Excel.
Cuando se trata de optimizar la gestión de relaciones con los clientes, dichas hojas de cálculo pueden llegar a limitarte.
Es por eso que muchas pymes están incorporando un software de CRM para alcanzar de forma efectiva sus objetivos empresariales.
De hecho, este tipo de software está experimentando un crecimiento en el mercado.
También, se espera que alcance más de $80 mil millones de dólares en ingresos para el 2025.
Además, uno de los factores clave detrás del crecimiento del CRM es la accesibilidad.
Las empresas quieren acceder a los datos de los clientes en tiempo real.
Y que incluyan soluciones móviles y en la nube.
10 razones para cambiar de hojas de cálculo de Excel a un software CRM
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Mejorar la colaboración en equipos de trabajo.
Las hojas de cálculo de Excel son convenientes y muy útiles al momento de comenzar una gestión de base de datos de clientes.
Aunque, a medida que tu negocio se expande y atrae cada vez más a potenciales clientes…
También, debe aumentar tu capacidad de seguimiento.
A su vez, tu equipo de ventas irá creciendo, y al poco tiempo notarás que actualizar y rastrear todos los datos será imposible.
Incluso es posible que puedas perder información vital de los clientes porque las tareas se están llevando a cabo de forma manual.
Adicionalmente, será un reto que varios agentes al mismo tiempo puedan trabajar de forma alineada con los clientes de mayor relevancia porque las tareas se realizan de forma manual.
¿Cómo puedes transformar esta situación?
Identifica un ERP para empresas que te permita:
- Simplificar los flujos de trabajo.
- Automatizar todas las tareas.
- Incrementar la colaboración entre los miembros del equipo de ventas.
Por tanto, escoge alguno en el que puedas publicar comentarios al instante en alguna asignación determinada para dar instrucciones claras y los demás agentes puedan responder.
También, aprovecha si el software CRM tiene la funcionalidad de colocar menciones para informar.
Así como, dar consejos o colaborar en una tarea específica.
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Optimizar la administración del tiempo.
¿Sabías qué el 71% de los representantes de ventas comentan que invierten mucho tiempo en ingresar manualmente los datos de clientes?
Si te sientes identificado, sabrás que la mayor cantidad del tiempo debe invertirse en vender.
En este aspecto, las hojas de cálculo Excel pueden hacerte perder una enorme cantidad de tiempo.
Así como, disminuir tu productividad.
Además, frenará el crecimiento de la empresa e impedirá que fidelices clientes.
¿Cómo puedes cambiar esto?
Implementa un CRM de ventas que reduzca el tiempo invertido en tareas manuales.
Además, que te permita añadir automáticamente toda la información que necesites.
La información de los potenciales clientes que puede estar en tu sitio web, redes sociales, chats, puede ser recopilada y almacenada fácilmente con la ayuda de un CRM.
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Incrementar tu nivel de automatización.
Actualmente, los agentes de ventas expresan que al menos el 50% del tiempo se pierde en prospección no productiva.
Al respecto, las hojas de Excel son extremadamente limitadas en cuanto a la automatización.
Por ejemplo, las soluciones en la nube que ofrece Google Sheets pueden brindar ciertas opciones para la automatización.
Pero no garantiza la seguridad digital de los datos.
Además, la información no se puede compartir ni rápida ni fácilmente a otros miembros del equipo.
Sabiendo que el tiempo es oro…
Crear flujos de trabajo automatizados te ahorrarán tiempo y que la comunicación con tus prospectos sea más fluida.
¿Qué puedes hacer?
Utiliza un software CRM que brinde automatizaciones en todas las acciones esenciales e inherentes a los procesos de ventas.
Especialmente, si te ofrece activar acciones automáticas.
Igualmente, crear flujos personalizados para tus prospectos, clientes, y agentes, a medida que se avanza en las etapas de la venta.
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Rastrear acciones en tiempo real.
Esta estadística habla por sí sola:
Estudios demuestran que entre el 35% al 50% de las ventas van al representante que haya respondido primero al prospecto.
Ciertamente, las hojas de cálculo te ayudan a recopilar datos con el propósito de tener una base de datos de clientes.
Sin embargo, no es lo más moderno ni lo más idóneo.
¿Cómo puedes cambiar positivamente esta situación?
Identifica e implementa un CRM de ventas capaz de mostrarte toda la información que necesitas para actuar en tiempo real.
Asimismo, que tenga la capacidad de rastrear interacciones a través de múltiples puntos de contacto.
En este sentido, tu equipo de ventas puede visualizar al mismo tiempo los datos relevantes y relacionados con todas las oportunidades de ventas.
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Escalar fácilmente las oportunidades de ventas.
Como se mencionó anteriormente, a medida que tu negocio y los equipos de trabajo crecen, los procesos de trabajo madurarán y se volverán más complejos.
Todo esto significa que tanto el volumen como la velocidad de los datos que hay que introducir y conservar en las hojas de cálculo se incrementarán.
Y desde una interfaz manual, no será posible escalar las oportunidades de ventas.
Un CRM escalable y robusto, puede manejar la escala y la complejidad a medida que crece tu organización.
Especialmente, si manejas miles de clientes potenciales.
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Aumentar la seguridad de tus datos.
Las hojas de cálculo se copian fácilmente, se comparten y son difíciles de proteger desde el punto de vista de la ciberseguridad.
De hecho, a veces es difícil saber quién las ha modificado y los datos pueden ser manipulados.
Otro inconveniente de las hojas de cálculo es que pueden borrarse fácilmente y puede ser imposible de recuperarlas.
Al no tener niveles mínimamente aceptables de seguridad digital, se abre una brecha donde cualquier persona puede sustraer datos confidenciales.
Un sistema CRM que establece parámetros adecuados para la protección de datos es Vtiger CRM.
Contempla un equipo especializado de seguridad para descubrir y abordar vulnerabilidades dentro del sistema utilizando parches.
Adicionalmente, Vtiger realiza copias de seguridad diarias de las bases de datos y de los archivos que tengas guardados.
Al respecto, dicha copa se almacena en un servidor separado para mayor protección en caso de fallas de hardware.
Por tanto, si llegase a ocurrir alguna, el acceso a los datos y servicios se restaura en tan sólo 8 horas.
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Implementar una vista centralizada del cliente.
Utilizar diariamente hojas de cálculo para hacer un seguimiento de los datos de los clientes es una ardua tarea para un solo equipo.
No obstante, desde Excel es casi imposible compartir la hoja con otros equipos.
Tampoco es fácil obtener un histórico actualizado y completo de todas las interacciones con potenciales y actuales clientes.
En este sentido, Vtiger CRM está diseñado para proporcionar a todos los equipos una vista única del cliente.
Esta herramienta te garantiza una vista centralizada con múltiples aplicaciones.
Así como, pantallas para una comprensión de 360 grados, donde encontrarás:
- Registros relacionados con contactos, casos, eventos, y negociaciones.
- Las situaciones y factores que provocan la deserción de clientes.
- Microsegmentación de clientes.
- Y mucho más.
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Utilizar la Inteligencia Artificial.
¿Sabías qué, actualmente el 46% de las pequeñas y medianas empresas utilizan la IA en sus departamentos de ventas y de marketing?
Los software de CRM como Vtiger tienen motores de IA que monitorean y analizan grandes cantidades de datos a largo plazo.
Adicionalmente es capaz de establecer rutas óptimas a partir de datos anteriores.
También, contribuye a acelerar las ventas y ofrecer la mejor asistencia a los clientes.
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Facilitar la configuración y administración.
Acceder y editar hojas de cálculo desde varios dispositivos puede ser limitante cuando la cantidad de prospectos se incrementa rápidamente.
En este sentido, Vtiger CRM es fácil de configurar y administrar desde múltiples dispositivos.
En consecuencia, facilita y agiliza la respuesta a los clientes siempre que lo necesiten.
¿Quieres modernizar tu equipo de ventas con un CRM?
Estar a la par de los cambios tecnológicos y económicos actuales puede llegar a ser desafiante para los equipos de ventas de las pymes.
No obstante, no tienes por qué afrontar esta situación solo.
Es por eso que, en GB Advisors, podemos ayudarte a integrar esta y otras soluciones tecnológicas para automatizar tus procesos.
Ademas, de atraer más clientes potenciales.
Te ofrecemos atención personalizada con la instalación y configuración de cualquier software.
También recibirás asesoría con nuestro grupo de expertos.
Ellos te guiarán paso a paso para que estas herramientas funcionen correctamente y te ayuden a alcanzar tus metas.
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