Probablemente hayas escuchado que, para tener éxito en el mercado actual, tu empresa debe tener una comunicación organizacional sólida y fluida. ¿Pero qué puedes hacer para lograrlo? Ese es el verdadero reto.
Sin importar la herramienta que uses, puede ser complicado dar los primeros pasos para reparar los silos de información. Con tantos canales y sistemas diferentes, es difícil decidir cuáles se adaptan a las necesidades de tu equipo.
Afortunadamente, existen varias técnicas que puedes emplear para mejorar la comunicación dentro de tu empresa y las interacciones con tus clientes. En este artículo, analizaremos estas estrategias, para que tus trabajadores puedan colaborar fácilmente e incrementar su productividad.
¿Por qué es importante tener una buena comunicación organizacional?
Crea una comunidad laboral con metas similares
La cultura organizacional es un elemento vital para alinear las tareas de todos los miembros de un equipo. Dado que al no tener definidos los valores, la misión, los objetivos, y la filosofía de la empresa, es muy difícil promover el trabajo colaborativo para lograr un objetivo.
Al crear una conciencia común y comunicar efectivamente el valor de cada una de las actividades, los trabajadores podrán esforzarse en lograr las metas definidas.
Incrementa la productividad
Si los trabajadores y líderes no tienen claro cuál es la organización operativa de una empresa, no podrán identificar la relevancia de sus labores. Por lo que comenzarán a realizar actividades que no les corresponden, entorpeciendo así las operaciones de la compañía.
Con una comunicación clara, abierta y eficaz es más fácil crear un sentido de transparencia. Puesto que tus colaboradores estarán al tanto de qué funciones deben desempeñar y cuál es su papel en la cadena productiva.
Facilita la resolución de problemas
Al poder identificar los departamentos, normas y códigos de tu empresa, los trabajadores podrán usar los métodos de trabajo cotidianos para resolver sus problemas. Esto los ayudará a superar los obstáculos de la manera esperada y sin afectar a otros departamentos.
Por esta razón, la comunicación organizacional permite que diferentes equipos trabajen en conjunto para lograr soluciones únicas e integrales. De igual forma, permite a los empleados apoyarse entre sí para superar sus adversidades.
Mejora la imagen de la empresa
Aunque la comunicación organizacional interna de las empresas es vital para su operatividad, esta se refleja también en la comunicación externa. La cual es fundamental para crear una buena imagen de marca.
Si las empresas pueden transmitir su mensaje a los trabajadores y clientes, estos se sentirán atraídos por sus productos o servicios. Dado que se verán identificados con los valores y la cultura de la organización.
Tips para mejorar la comunicación organizacional
1. Identifica los obstáculos en tu comunicación organizacional
La comunicación en un ambiente empresarial debe enfrentarse a varios obstáculos, que son difíciles de identificar a simple vista. Por lo que debes analizar las condiciones donde han ocurrido estos problemas para hallar las causas y erradicarlas.
Utilizar canales inadecuados, emplear un lenguaje complejo y no tener un programa de onboarding para los nuevos talentos son algunos de los factores que pueden causar desinterés o aislamiento en los trabajadores.
Para evitar este problema, el departamento de Recursos Humanos debe monitorear constantemente la percepción de los miembros de la empresa. Además, deben poner a prueba los medios de comunicación para conocer si la información está siendo recibida por los empleados de forma clara.
2. Promueve la receptividad
En los equipos de trabajo conviven una gran diversidad de relaciones. Aunque la mayoría son horizontales, aun se pueden encontrar relaciones verticales que pueden poner en desventaja a los empleados respecto a sus líderes.
Al promover nuevos canales de comunicación para los directivos de tu empresa, podrás conocer fácilmente cómo los trabajadores experimentan su vida laboral. Esto también crea un espacio seguro para hacer críticas constructivas o expresar inconformidades. Lo que, a su vez, puede generar nuevos aprendizajes y establecer espacios laborales más humanos.
En estos casos, te recomendamos crear un buzón de comentarios y sugerencias o planificar charlas entre los miembros de los departamentos. Así, el trabajo en equipo será mejor y te resultará más fácil detectar los errores e implementar mecanismos para evitarlos.
3. Capacita a tu talento humano
Para adaptarse a las exigencias del mercado, las empresas deben modificar constantemente sus objetivos y estrategias. Por lo que quizás tengas que cambiar constantemente a tu equipo y las herramientas digitales con las que trabajas.
Puedes ayudar a tus colaboradores a adaptarse a este cambio, creando una base de conocimiento donde puedan aprender cómo usar nuevas soluciones tecnológicas y habilidades que faciliten sus tareas diarias.
4. Mantén a tu equipo informado
Una de las funciones del departamento de Recursos Humanos es informar a los trabajadores sobre las novedades de la compañía. También se encarga de comunicar cuando se modifican los valores que definen la cultura de la empresa o en los grupos de trabajo.
Puedes agilizar este proceso creando un blog donde informes los nuevos ingresos o la creación de nuevos departamentos. También, puedes usar este medio para notificar cuando realizas una restructuración de las áreas de trabajo o de los presupuestos. De esta forma, podrás estar seguro de que todos tus colaboradores manejan la misma información.
5. Sácale provecho a las herramientas de marketing
Las marcas están constantemente sometidas a una competencia feroz con otras empresas. Por lo que comunicar eficientemente la cultura, visión y los métodos de trabajo es una gran alternativa para captar públicos que tengan objetivos similares.
Aprovecha a tu equipo de marketing para que encuentre los métodos más eficaces de comunicación con tus clientes. Te recomendamos hacer uso de las plataformas de redes sociales para comunicar mejor tu mensaje y llegar a mayores audiencias.
De igual forma, te recomendamos ser coherente con la cultura y organización de tu empresa. Esto te ayudará a desarrollar en los consumidores confianza en tus productos y los valores de tu organización.
6. Implementa nuevas tecnologías para mejorar la comunicación organizacional
En los últimos años, las empresas han expresado su necesidad de usar tecnologías digitales para mejorar sus procesos, y la comunicación organizacional no está exenta de esto. Las organizaciones deben estar preparadas para implementar recursos innovadores, que las ayuden a capacitar a sus colaboradores y faciliten la colaboración entre los equipos.
Esto se intensificó aún más durante la contingencia sanitaria del 2020 y 2021. Cuando las cuarentenas obligaron a las empresas a interactuar casi exclusivamente de forma online.
Una forma de mejorar este proceso es usando un software de mesa de ayuda. Con esta herramienta, podrás comunicarte de forma eficaz con tus colaboradores y mejorar la transparencia de tu organización. Todo esto da como resultado una cultura empresarial más productiva y cohesionada.
Si deseas implementar esta herramienta en tu empresa, Freshdesk es una buena opción. Esta solución viene equipada con herramientas que te ayudarán a gestionar las solicitudes de los usuarios. Además, se integra con tus redes sociales para que puedas interactuar fácilmente con tus clientes y aclarar sus dudas.
En GB Advisors, te ayudamos a integrar esta y otras soluciones tecnológicas para automatizar tus procesos y potenciar las ventas. Te ofrecemos atención personalizada con la instalación y configuración de cualquier software.
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