Con el pasar de los años y la llegada de la era digital, las instituciones educativas han sufrido grandes cambios. Entre las mejoras más relevantes tenemos los nuevos canales de comunicación que usan los educadores, alumnos y padres para interactuar y coordinar sus tareas.
Herramientas como el correo electrónico y los chats ofrecen beneficios que marcan una gran diferencia en la experiencia de los estudiantes. Por esta razón, las instituciones educativas deben implementar soluciones tecnológicas que las ayuden a mantenerse competitivas y satisfacer las exigencias del mundo moderno.
Una de las herramientas en las que todas las instituciones educativas deberían considerar invertir es un software de help desk. Este programa permite coordinar de forma ágil los requerimientos de los estudiantes y ayuda al personal educativo a automatizar sus procesos. Lo que a su vez aumenta la productividad y les permite gestionar mejor la carga laboral.
En esta entrada del blog, analizaremos la importancia de los software de help desk en la educación y las diferentes ventajas que ofrece esta herramienta.
¿Por qué es importante un help desk en las instituciones educativas?
Ofrecer un servicio al cliente de calidad en una institución educativa no es tarea fácil. Por lo general, el personal administrativo debe gestionar todo tipo de solicitudes, incluyendo reparaciones internas, inscripciones e instalación de nuevos equipos.
Usualmente, estas tareas se coordinan a través de correo electrónico o usando una hoja de cálculo. Lo cual puede ocasionar un problema si se recibe un gran número de solicitudes.
Al implementar un software de help desk, tu equipo tendrá mayor visibilidad de sus procesos y podrá gestionar los requerimientos de los usuarios de forma ágil y desde un solo lugar.
Además, esta herramienta permite a los agentes de TI automatizar diversas tareas del sistema educativo. Incluyendo las consultas relacionadas con horarios de clase, asignaciones, calificaciones y muchos más.
¿Qué beneficios ofrece un help desk en las instituciones educativas?
Simplifica las tareas administrativas
El personal administrativo es una parte integral de las instituciones educativas. Desde la incorporación de los estudiantes, hasta el mantenimiento de la infraestructura, estos profesionales hacen mucho más que mantener los libros.
Un software de help desk es la solución ideal para gestionar estos procesos. Con este sistema, podrán consolidar toda la información en solo lugar y consultar sus registros en cuestión de minutos.
Además, podrán automatizar las tareas repetitivas y hacer seguimientos a las solicitudes pendientes. Todo esto sin tener que pasar horas leyendo los reportes u organizando archivos de tu institución educativa.
Facilita la colaboración con otros departamentos
Para gestionar sus tareas de forma exitosa, el equipo administrativo necesita el apoyo de todo el personal educativo. Por ejemplo, la persona encargada del proceso de admisión debe trabajar en conjunto con los educadores con el fin de gestionar las solicitudes a tiempo.
Aquí es donde entran en juego los software de mesa de ayuda. Con esta herramienta, tu equipo podrá colaborar con varios departamentos, sin perder de vista las tareas más importantes.
Del mismo modo, podrás monitorear mejor los procesos de TI y conocer los agentes que están viendo o respondiendo un ticket. Estos aspectos resultan muy útiles, ya que evitan las colisiones y que varias personas trabajen en mismo caso.
Crea un centro de ayuda que facilite la educación
Los grupos de estudio son una tendencia que está muy de moda gracias a las redes sociales. Por lo cual, los estudiantes necesitan tener acceso a su información académica y un canal para aclarar sus dudas.
Con un software de help desk, puedes crear un portal de autoservicio para gestionar estas solicitudes. Así el alumnado tendrá acceso a sus calificaciones y podrá gestionar sus solicitudes sin necesidad de abrir un ticket.
De igual manera, esta herramienta permite crear foros para mejorar la comunicación de la comunidad educativa. Allí podrán tener debates constructivos en torno a diferentes temas de interés y conocer las últimas novedades de tu institución.
Gestiona los procesos administrativos de toda la institución educativa
Una de las ventajas que ofrece este sistema, es que permite gestionar múltiples procesos desde una sola interfaz. Lo cual es muy útil si tu institución cuenta con varios departamentos o un gran número de empleados.
Al implementar esta solución, los usuarios ya no tendrán que realizar sus solicitudes vía telefónica o por correo electrónico. Solo tendrán que llevar un formulario y el sistema asignará de forma automática el ticket al departamento correspondiente. De este modo, podrás ganar tiempo e incrementar la eficiencia de los agentes.
Crea reportes inteligentes y mide la calidad de tu servicio
Los reportes y análisis de datos juegan un papel crucial para evaluar el desempeño de cualquier organización. Por lo cual, las instituciones educativas necesitan tener una herramienta que les ayude a conocer sus métricas y mejorar la calidad del servicio.
A través de un software de mesa ayuda, puedes crear reportes para conocer la satisfacción de los usuarios. De esta forma, podrás estar seguro de que el personal educativo presta un servicio de calidad, que satisface las necesidades de los estudiantes.
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