Casi todas las actividades de la empresa, desde la toma de decisiones y la gestión de cuestiones logísticas, hasta el manejo, las relaciones con los clientes y la promoción de la mejora continua, necesitan estar acompañadas de la herramienta correcta para ser llevadas a cabo con éxito. En este contexto, una de las soluciones que resulta un must para las compañías es la herramienta de Service Management.
El avance tecnológico ha contribuido al desarrollo de un mercado cada vez más competitivo con usuarios altamente exigentes. Esto ha llevado a las empresas a tener que integrar soluciones de software en casi todas las áreas de la organización. Sin embargo, no siempre es fácil elegir la solución más adecuada para el negocio, sobre todo cuando se trata de un software para Service Management, que puede usarse para alcanzar distintos objetivos dentro de la empresa.
Si quieres hacer que el proceso de seleccionar una herramienta de Service Management sea más rápido y eficiente, te conviene seguir leyendo. Te mostramos algunas de las cualidades indispensables que debes buscar en tu solución de software para que te enfoques mejor y elijas la más conveniente. Descubre mucho más a continuación.
Los beneficios de contar con una herramienta de Service Management
Las herramientas de Gestión de Servicios poseen funcionalidades capaces de optimizar a la organización de diferentes formas. Algunas de las ventajas que este tipo de software pueden brindar son:
- Asegura la implementación de una inteligencia de datos colectiva (creación de una base de datos comunes).
- Permite ahorrar tiempo y reducir costos.
- Promueve el desarrollo de una mayor proactividad.
- Mejora la calidad de servicio.
- Brinda la oportunidad de realizar una supervisión, en tiempo real, del desempeño del negocio.
- Ayuda a optimizar el proceso de mejora continua.
- Contribuye a disminuir la necesidad de ejecutar tareas manuales, gracias a la automatización de tareas.
¿Cuáles son las cualidades indispensables de una buena herramienta de Service Management?
A veces, al elegir cualquier producto tenemos la tendencia a tomar decisiones basadas exclusivamente en las características del producto, sin embargo, aunque esto es importante, hay algunos detalles que deben tener igual o mayor relevancia a la hora de evaluar nuestras opciones. En el caso de la herramienta de Service Management, algunas de las cualidades indispensables con las que debe contar son las siguientes:
#1 Es capaz de satisfacer las necesidades específicas de la empresa
Los proveedores de software trabajan duro para crear soluciones capaces de cubrir las necesidades de todo tipo de empresa, sin embargo, la verdad es que desarrollar un único software que se adapte a los objetivos particulares de cada negocio es casi imposible.
Tomando esto en cuenta, al elegir una herramienta debes determinar primero si la misma cuenta con funcionalidades que te permitan satisfacer las necesidades específicas de tu negocio. Para esto necesitas primero establecer de forma clara los objetivos que quieres cumplir con tu herramienta.
Comienza por preguntarte: ¿Qué características debe tener mi software para ayudarme a cumplir esta meta? ¿Van a ser mayores los beneficios que la inversión que estoy dispuesto a hacer? Si comienzas tu proceso de selección basándote en el contexto particular de tu organización y en sus necesidades, será más fácil para ti elegir una herramienta que represente un apoyo sólido en la ejecución de tus estrategias.
#2 Facilita el trabajo de todos los que la usan
Otras características de un buen software de gestión son su facilidad de uso y su ergonomía. Esto quiere decir que a la hora de elegir una herramienta, lo ideal es que selecciones una que sea de fácil manejo para todos, incluso para los que no tienen conocimientos informáticos.
¿De qué sirve contar con un software de última tecnología, si tu equipo perderá tiempo y esfuerzo tratando de averiguar cómo funciona? Las mejores soluciones no son solo las más sofisticadas, sino también las más intuitivas. Una aplicación que requiere mucho entrenamiento previo, resulta poco práctica. Es por eso que lo más recomendable es que adquieras una herramienta intuitiva y centralizada.
#3 Se integra bien con otras herramientas informáticas
¿El nuevo software es capaz de integrarse de forma correcta en tu ecosistema informático, o, por el contrario, te obliga a modificar la infraestructura de tus sistemas?
Para que tu herramienta te pueda brindar la mayor eficiencia posible; la misma debe ser capaz de funcionar bien con las otras soluciones de tu entorno de TI.
El software debe permitir que los datos sean importados y exportados directamente desde o hacia otro software, y en general debe poder “comunicarse bien” con las otras herramientas de la empresa.
#4 Puede evolucionar al mismo tiempo que la empresa
Todos los buenos planes de negocio persiguen el crecimiento de la empresa. La herramienta entonces debe ser capaz de adaptarse a ese crecimiento y ofrecer una verdadera escalabilidad.
Nuevamente, las necesidades de la organización representan un factor vital en la selección del software. Si tu plan es expandir el negocio a nivel geográfico; lo ideal es que inviertas en una solución capaz de operar en una red de sitios múltiples.
Mucho mejor si permite la centralización de todos los datos y el fácil acceso a estos datos en tiempo real; desde cualquier puesto de trabajo dentro de la empresa, pero también desde fuera, en línea y en modo seguro.
#5 El proveedor es confiable
Por último, tu herramienta debe estar respaldada por un proveedor confiable. El mismo debe ser capaz de mantenerse activo durante mucho tiempo; y además debe ofrecerte la oportunidad de recibir soporte cada vez que lo necesites.
No dudes en solicitarle una versión demo del software (casi todos los editores tienen uno); para probarlo dentro de tu empresa. Y tampoco olvides buscar referencias de empresas del mismo sector que ya utilizan el software; esto te permitirá deducir si la herramienta es verdaderamente efectiva.
¿Quieres más ayuda para elegir la mejor herramienta de Gestión de Servicios para tu empresa? Contáctanos. GB Advisors tiene para ti un catálogo de soluciones de alta tecnología; y un equipo de profesionales dispuestos a asesorarte con tus proyectos de TI.
