El control de riesgos, la optimización de flujos de trabajo, la entrega exitosa de servicios que aporten valor al cliente…Todos, van de la mano con una buena Gestión de Activos.
La Gestión de Activos es un proceso que permite a las empresas alcanzar un manejo adecuado de los activos de TI; para mejorar la eficiencia y el rendimiento de la organización y con ello minimizar costos, entre otras cosas.
Uno de los principales objetivos de este proceso consiste en brindarle a la organización un conocimiento profundo de sus sistemas informáticos; para así utilizar esta información en pro de la identificación y resolución rápida de problemas.
Sin embargo, incluso a pesar de las ventajas que aporta, las empresas continúan ofreciéndole un bajo nivel de prioridad en sus planes estratégicos. La razón principal es que en muchas organizaciones tienden a percibir este proceso como engorroso y difícil de llevar a cabo.
Por suerte la realidad es otra. Siguiendo las prácticas adecuadas, la Gestión de Activos de TI puede convertirse en una tarea sencilla. Sigue leyendo y conoce algunos consejos para llevarla a cabo de forma exitosa.
¿En qué consiste exactamente la Gestión de Activos de TI?
El proceso Gestión de Activos de TI forma parte del conjunto total de ITIL; y su objetivo principal es garantizar un control completo de los Activos de TI de la empresa.
La gestión de Activos brinda entre otras cosas información actualizada y completa sobre la configuración de los activos y su relación entre sí; así mismo se encarga de que esta data esté disponible cuando sea que se necesite.
Este proceso combina aspectos financieros, contractuales, de inventario y de planificación; para brindar una visibilidad completa de los activos de TI. De esta manera la empresa puede optimizar el ciclo de vida de sus equipos; y facilitar la toma de decisiones sobre los sistemas de TI.
¿Cuáles son las ventajas que brinda la Gestión de Activos de TI?
La Gestión adecuada de los activos de TI aporta muchas ventajas a la organización. Entre las más importantes tenemos:
#1 Gestión optimizada del ciclo de vida de los activos
Con la gestión adecuada de los activos de TI es posible realizar seguimiento constante de las compras de Hardware y Software de la empresa. Esto les brinda a los equipos de TI la oportunidad de determinar el momento exacto en el que deben renovar alguna licencia; actualizar un software o reemplazar un elemento del parque informático.
En resumen, este prceso permite a las empresas comprender:
- ¿Cuáles son los elementos de Hardware y Software que componen los sistemas informáticos de la empresa?
- ¿Qué uso se les da?
- Costo del mantenimiento de estos recursos.
- ¿Cuando los adquirió la empresa?
- Fecha de vencimiento de licencias, etc.
#2 Planificación efectiva de costos
A través de este proceso, la empresa también puede tener un mejor control de los gastos relacionados con los activos de TI. ¿Cómo? Al manejar la información completa acerca del ciclo de vida de cada activo; es posible maximizar su uso, crear presupuestos de aprovisionamiento, evitar gastos en recursos innecesarios, planificar gastos futuros.
#3 Mayor seguridad
La seguridad es uno de los tema que más preocupa a las organizaciones hoy en día. El mundo digital se ha vuelto cada vez más complejo y peligroso; y es responsabilidad de las empresas garantizar la protección total de los datos que se encuentren en sus sistemas, sean internos o de los clientes.
ES aquí donde la Gestión de Activos juega un papel importante; pues permite que las empresas tengan conocimientos acerca del estatus de sus herramientas de seguridad. Esto evita que los sistemas se expongan a riesgos relacionados con la presencia de algún antivirus desactualizado u obsoleto.
#4 Mejor definición de los niveles de servicio
Ya hemos hablado en otros artículos acerca del catálogo de servicios y la importancia que tiene a la hora de desarrollar un buen sistema de comunicación con los usuarios. Este tipo de documento requiere que la empresa defina claramente cuál es el nivel de servicio que el cliente debe esperar, y de qué manera la empresa lo garantiza.
Es aquí donde la Gestión de Activos juega un rol de suma importancia; pues ayuda a que los especialistas de TI definan el nivel de servicio que se puede ofrecer a los clientes según la cantidad de activos existente y su etapa en el ciclo de vida.
Algunos consejos para lograr una Gestión de Activos de TI óptima
- Al crear una estrategia de Gestión de Activos establece objetivos que se acoplen al contexto y las necesidades particulares de tu empresa.
- Coordina este proceso con aquel de la Gestión de Riesgos, para lograr mejores resultados.
- Estandariza y automatiza todos los procesos que puedas.
- Realiza un monitoreo constante de tus activos; para esto puedes utilizar alguna solución de software que te permita acceder al estatus de tus recursos de TI de forma segura y a distancia, en caso de que lo necesites. Una excelente opción es la herramienta BeyondTrust (antes Bomgar).
- Toma en cuenta también los recursos que tengas en la nube.
- Mídelo todo. Las métricas inteligentes son uno de los mejores recursos a la hora de mantener una estrategia óptima de Gestión de Activos y mejora continua.
Por último, no olvides confiar en la tecnología. Las herramientas de software de alto nivel como la que ofrece ServiceNow; pueden simplificar de manera exponencial el proceso de crear e implementar una buena Gestión de Activos de TI. No dudes entonces en invertir en una si lo que buscas es ahorrar tiempo y costos.
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