A pesar de contar con excelentes profesionales y de haber implementado tecnología de alta calidad; existen algunas empresas que siguen enfrentándose a resultados poco satisfactorios para sus negocios. Y es que la combinación del componente humano con herramientas de vanguardia; no puede ser realmente efectiva sin que se aplique una estandarización de procesos eficiente.
Es por eso que hoy traemos un artículo dedicado a este tema tan importante para las organizaciones. Sigue leyendo y descubre cómo la estandarización de procesos puede convertirse en el eje central de una estrategia de negocios que aumente la productividad y calidad de servicios de tu empresa.
¿Qué es la estandarización de procesos?
La mejor manera de asegurar la calidad de los productos es a través de la aplicación de un estándar de trabajo. El mismo está encargado de eliminar las actividades y procedimientos innecesarios para mantener el control de los procesos operativos y el cumplimiento de los requisitos de calidad; así como la sostenibilidad de las buenas prácticas de fabricación.
La estandarización de procesos es una estrategia enfocada en establecer un conjunto de procedimientos validados y aceptados que definan las mejores y más fiables prácticas que se deben llevar a cabo dentro de la empresa. A su vez, es una herramienta que permite aprovechar al máximo los recursos humanos y de tecnología, manteniendo al mismo tiempo un ritmo de producción adaptado a las necesidades del cliente.
Este tipo de estrategias es indispensable, pues promueve una sinergia entre personas y materiales, para alcanzar los métodos de producción más efectivos para el negocio. La estandarización de procesos puede aplicarse a cualquier área de la empresa, sin embargo, normalmente está enfocado al área de operaciones.
¿Qué puede aportar a las empresas?
La estandarización de procesos es capaz de ayudar a las empresas a:
- Alcanzar metodologías que brinden siempre los mismos resultados, independientemente de quién lo aplique.
- Aumentar la estabilidad de los plazos de producción.
- Mejorar la capacidad de almacenar y transmitir conocimiento dentro la empresa.
Entre las principales ventajas que brinda la estandarización de procesos, tenemos:
#1 Disminución de costos operacionales
Desde la redacción de los Acuerdos de Nivel de Servicio hasta la entrega final del producto; todos los procesos involucrados pueden ser estandarizados para permitir que las empresas utilicen las mismas definiciones y modelos de datos de forma interna y entre interlocutores comerciales.
Como resultado, las organizaciones pueden disminuir los costos de producción, así como también de los ejercicios de ensayo y error.
#2 Creación de bases de conocimiento
Al estandarizar la forma en como se recolectan y almacenan los conocimientos generados en el seno de la organización, es posible crear una base de conocimientos que democratice el acceso a la información útil dentro de la empresa.
A través de esta base de conocimientos, los miembros de la empresa podrán lograr autosuficiencia en la resolución de problemas y alcanzar una mayor eficiencia y velocidad a la hora de ejecutar alguna tarea.
#3 Reducción de errores
La normalización también requiere un enfoque más general para situaciones específicas. Al estandarizar los procesos y la información, reducimos la dependencia de individuos, servicios o proveedores. Como resultado, la empresa es menos sensible a los errores individuales en estos elementos a lo largo de la cadena.
#4 Cumplimiento de normativas
La estandarización hace que los procesos y los resultados sean más transparentes; pues promueve la aplicación de una regulación específica en cada procedimiento que se realice dentro de la empresa. Como resultado, las organizaciones garantizan que todas sus actividades cumplan con las normativas requeridas para su tipo de negocio.
#5 Clientes más satisfechos
Evidentemente, la entrega de servicios de mayor calidad y en tiempo reducido se traduce en clientes altamente satisfechos con tendencia a fidelizar con la empresa. Esta es una de las ventajas más sobresalientes de la estandarización; pues ayuda a cumplir con uno de los objetivos más importantes de todos, la generación de clientes felices.
¿Cómo lograr la estandarización de procesos dentro de la empresa?
Estandarizar procesos dentro de una organización puede ser fácil o complicado según el nivel de compromiso de todos los actores involucrados. Si estás decidido a lograr procedimientos más eficientes, estas son algunas de las estrategias que puedes aplicar:
Identifica los procesos vitales de tu negocio
Puede ser un poco difícil estandarizar de inmediato todos los procesos que se llevan a cabo en tu empresa. Por eso te recomendamos que comiences por identificar los más valiosos. Después de eso tendrás una idea más clara de por donde comenzar.
Utiliza un marco de referencia
Por suerte, antes de tu empresa, ya han existido otras que han desarrollado estrategias efectivas con base en sus propias experiencias. Utiliza esto a tu favor. Existen marcos de referencia como ITIL y COBIT capaces de guiarte en la aplicación de las mejores prácticas del mercado.
Automatiza
La automatización te puede ahorrar a ti y a tu equipo; un montón de tiempo al evitar que los miembros de la empresa realicen tareas repetitivas. Procura entonces implementar soluciones que te permitan automatizar actividades en todos los departamentos que componen tu organización.
Utiliza un software de Mesa de Servicio
Este tipo de programas es capaz de ayudarte a estandarizar de forma rápida todos los procesos que requieras. Además, te permitirá llevar un control del desempeño tanto de tu equipo como de los procesos que se lleven a cabo dentro de la organización. Una de las herramientas más efectivas en este campo es Freshservice. Capaz de brindarte una enorme cantidad de funciones de alta utilidad en un solo sistema.
¿Qué esperas? Comienza ya a aumentar tu productividad y la calidad de tus servicios gracias a la estandarización de procesos. Si quieres más información acerca de Freshservice o cualquier otra solución, no dudes en contactarnos. En GB Advisors nos esforzamos por brindar a las empresas las mejores herramientas para potenciar su desempeño y maximizar los beneficios de sus resultados.
