Las empresas de hoy en día se encuentran librando una batalla constante en la que su competitividad; depende de su capacidad para entregar servicios de alta calidad en la menor cantidad de tiempo. Esta lucha, ha motivado a las organizaciones a adoptar la automatización; como una forma de facilitar sus procesos y alcanzar sus objetivos de forma más rápida y eficaz.
Sin embargo, a pesar de las ventajas evidentes de la automatización; todavía existen diversos negocios que continúan resistiéndose a aplicarla en sus sistemas. Bien sea porque prefieren seguir ejecutando sus procesos de forma tradicional; o porque piensan que automatizar implica realizar cambios complejos en su infraestructura. Para disipar todos los mitos relacionados con este tema; hemos decidido hablar sobre las ventajas de la automatización y la mejor forma de alcanzarla. Sigue leyendo y entérate de mucho más.
¿Por qué automatizar?
En el contexto de las organizaciones, la automatización consiste en asignar tantas tareas y procesos repetitivos como sea posible a los sistemas de TI; en lugar de a los recursos humanos.
La automatización de procesos permite a la TI (y a sus recursos técnicos afiliados); gestionar los problemas de los usuarios sin sobrecargarse de trabajo ni perder productividad. La automatización también apoya la eficiencia organizacional al reducir costos; y asegurar un proceso más fácil y accesible para apoyar todos los asuntos tecnológicos.
¿Qué áreas de mi empresa puedo automatizar?
Teóricamente, es posible automatizar cualquier tarea dentro de una organización. Esto incluye despliegue de aplicaciones, gestión de la infraestructura de la nube; gestión de nuevas tecnologías como los contenedores, escaneos de seguridad y analítica de datos.
Ventajas de la automatización
Considerando sus alcances, la automatización de sistemas dentro de una organización puede traer ventajas incontables; entre ellas podemos destacar las siguientes:
#1 Facilidad de almacenamiento de información:
Olvídate del papeleo engorroso y de las enormes cantidades de documentos almacenados en archivos físicos. A través de la automatización, podrás llevar un registro digital completo de todas las actividades de tu negocio; al cual podrás acceder de forma simple siempre que lo necesites.
Hay herramientas que inclusive pueden ofrecerte funcionalidades dedicadas a la analítica de datos a través de tecnologías como el Big Data. Las métricas generadas en estos procesos pueden ayudar a tu equipo de trabajo a establecer estrategias más efectivas; en relación con la entrega de servicios, seguridad de sistemas y gestión de riesgos.
#2 Oportunidad de innovación:
Al no tener que preocuparse por realizar tareas repetitivas, el personal de tu organización; puede dedicarse a actividades más relevantes para el negocio y que necesiten cualidades más humanas como el ingenio y la creatividad.
Mientras que los sistemas automáticos se encargan de tareas rutinarias, los miembros de la empresa pueden concentrarse en definir planes que potencien sus áreas de trabajo y el negocio en general.
# 3 Evaluación del rendimiento
A través de la automatización que te ofrece una herramienta de software; podrás monitorear de forma sencilla cada uno de los departamentos de tu empresa. De esta manera podrás determinar su nivel de productividad, su capacidad de respuesta ante nuevos desafíos y sus resultados finales.
Esto te permitirá establecer proyecciones en concordancia con los recursos que dispongas y las capacidades de cada recurso humano que componga tu organización.
#4 Identificación y aprovechamiento de nuevas oportunidades de negocio
Automatiza el proceso de recopilación de datos de tus clientes y descubre la mejor forma de cubrir sus necesidades a través del análisis de patrones de comportamiento que puede ofrecerte la solución de software adecuada.
Con una buena herramienta de CRM, podrás cubrir las demandas de los usuarios y potenciar tu servicio de atención. Además, con un buen software de ventas serás capaz de identificar aquellos clientes más propensos a convertirse en leads, lo que te permitirá dirigir tus estrategias de marketing hacia los objetivos correctos.
#5 Rentabilidad
Gracias a la automatización, las organizaciones pueden ahorrarse los costos de contratar un nuevo personal para tareas sencillas pero importantes. Además, al automatizar algunos procesos esenciales podrás garantizar la continuidad del negocio inclusive en las horas es que el potencial humano cese sus labores.
Es decir, inclusive cuando estés durmiendo, contarás con la tranquilidad de contar con un sistema capaz de realizar labores vitales de la empresa de forma independiente.
#6 Minimización de errores
Como seres humanos siempre estamos propensos a cometer errores de todo tipo. Muchas veces estas fallas pueden ser insignificantes sin embargo, en otras ocasiones pueden implicar consecuencias importantes y muy negativas para las empresas. La automatización lograda a través de una herramienta puede lograr la ejecución de tareas de alta precisión para evitar la aparición de costes asociados a imprecisiones o ineficiencia humanas.
#7 Comodidad
Accede a la información donde sea y cuando sea pasando incluso por encima de limitaciones geográficas: gracias a una solución de software de conexión remota. Con este tipo de herramientas podrás indagar en tus sistemas sin necesidad de entrar en contacto físico con el dispositivo al que quieras tener acceso.
Como ventajas extras de la automatización de sistemas podemos incluir la mejora comunicación interna entre los miembros de la organización y la potenciación de la seguridad de tus entornos informáticos a través de soluciones que integren el escaneo automático de vulnerabilidades.
Quiero automatizar mis sistemas ¿por dónde empiezo?
El proceso de automatizar los sistemas de una empresa puede parecer complejo en principio, pero realmente no lo es. Lo primero que debes hacer si deseas comenzar a automatizar tareas en tu organización, es establecer claramente tus objetivos para así determinar cuál será la herramienta ideal para ayudarte a llevar a cabo tus metas.
Factores importantes que debes considerar antes de iniciar la automatización:
Compatibilidad: El mercado actual ofrece una gran variedad de soluciones de software adaptadas a las posibles necesidades de los usuarios. Lo que quiere decir que tendrás la libertad de elegir entre muchas opciones, aquella que se adapte mejor no solo a las necesidades de tu negocio; sino también a los recursos disponibles en tu empresa.
Antes de iniciar el proceso de automatización, procura determinar si realmente tus sistemas son compatibles con la solución que elijas. ¿Te conviene que esté alojada en la nube? ¿Viene con suficiente documentación o necesitas contratar a un profesional? Todos estos son factores importantes a considerar.
ROI: Existen herramientas cuya adquisición puede implicar un gasto considerable; procura entonces que tu solución te ofrezca un Retorno de Inversión favorable.
Protección: La herramienta es capaz de gestionar tus datos pero, ¿puede protegerlos bien? Asegúrate de que la opción que elijas te garantice la protección total de tu información sensible y la de tus clientes.
Por último, es importante que recurras a asesoría experta antes de iniciar el proceso; pues algunas automatizaciones pueden requerir modificaciones de la infraestructura de la empresa dependiendo de la tipología de la misma.
Avanza hacia el futuro y potencia tu competitividad a través de soluciones de software de alta tecnología. Confía en GB Advisors para ofrecerte no solo herramientas de automatización sino también asesoría gratuita y experta. Contáctanos ya para más información.
