Sin lugar a dudas, el Cloud Computing ha traído consigo la proliferación de diversas tecnologías que poco a poco se han ido convirtiendo en herramientas de mucho valor tanto para los usuarios como para las organizaciones en general. Sin embargo, los servicios en la nube también han propiciado la aparición de ciertos fenómenos que muchas veces; han generado percepciones algo negativas. Este es el caso del Shadow IT.
El también llamado Invisible IT es una práctica que ha producido desaprobación entre los profesionales de TI desde su concepción. No obstante, es posible que desde otro enfoque, pueda ofrecer diversas ventajas a las organizaciones. Sigue leyendo y entérate cómo gestionar de mejor manera el Shadow IT para convertirlo en una gran oportunidad para tu empresa.
¿Qué es el Shadow IT?
El término Shadow IT, Invisible IT o Rogue IT se refiere al uso de Hardware y/o Software, no autorizados por la organización dentro del seno de la misma. En el caso de las aplicaciones, se incluyen aquellas que teniendo su origen dentro de la empresa; no han sido desarrolladas de forma oficial por algún miembro del departamento de TI o; las que siendo de procedencia externa, tienen un uso no permitido.
El Shadow IT es un fenómeno que se ha producido dentro de las empresas desde mucho antes que aparecieran las soluciones almacenadas en la nube. Sin embargo, ha sido el fenómeno del Cloud Computing y su relación con el Invisible IT quien gracias a sus alcances, ha encendido las alarmas de los equipos de seguridad de TI.
Entre los ejemplos más frecuentes podemos destacar el uso de:
- Aplicaciones de almacenamiento en la nube, como Google Docs o Dropbox.
- Redes no permitidas (como la red pública de internet).
- BYOD (Bring Your Own Device) no autorizado.
- Y en general aplicaciones de terceros como las de sistema en la nube tipo Software as a Service (SaaS).
Una de las principales razones que motivan a los empleados a usar aplicaciones no autorizadas además de su bajo costo; es la facilidad que estas ofrecen en cuanto a acceso, mantenimiento y despliegue.
¿Cuáles son las consecuencias que puede traer la gestión inadecuada del fenómeno del Shadow IT?
Tomando en cuenta la frecuencia con que los usuarios de las empresas ejercen el Shadow IT, podemos afirmar que el manejo inadecuado de este fenómeno puede traer importantes consecuencias relacionadas con la seguridad de las organizaciones. Entre los efectos más relevantes podemos destacar los siguientes:
Ataques al sistema: El uso no controlado de algunas herramientas puede crear brechas de seguridad que permitan por ejemplo, el paso de infecciones por Malware.
- Fuga de datos sensibles: A través de aplicaciones de terceros que no estén debidamente supervisadas por el equipo de seguridad TI.
- Procesos lentos: El despliegue de ciertas aplicaciones puede ralentizar u obstaculizar el desempeño de los procesos de la organización.
- Ineficiencia en la resolución de problemas: En caso de que algún dispositivo o aplicación del Invisible IT genere un incidente; puede resultar complicado para los profesionales de TI, encontrar la fuente del problema.
Shadow IT: Del desafío a la oportunidad
Si bien es cierto que los efectos del Rogue IT pueden implicar un gran desafío para las organizaciones, también es verdad que a través de un buen manejo se puede canalizar este fenómeno y transformarlo en una ventaja para el negocio. Veamos algunas recomendaciones para gestionar de forma exitosa el Shadow IT:
#1 Localiza el Shadow IT
Según una encuesta del Instituto Frost and Sullivan, auspiciada por McAfee, el 80% de los empleados acepta haber incurrido en esta práctica. Esto quiere decir que hay altas probabilidades de que en tu organización se pueda estar desarrollando esta tendencia.
Entonces, lo más recomendable es hacer un análisis profundo que permita filtrar los intercambios de información con elementos externos. A partir de allí se pueden identificar aquellos procesos en los que intervengan soluciones no autorizadas.
#2 Encuentra la motivación
Hay diversas razones por la cual un empleado puede verse motivado a practicar el Shadow IT por ejemplo, el hecho de que este fenómeno permita que a los usuarios de la organización, utilizar las aplicaciones más recientes sin esperar a que el departamento de TI las verifique o apruebe.
Realiza una evaluación que determine los principales motivos de la aparición del Invisible IT. Como resultado, podrás obtener información valiosa que permitirá a los líderes de la gestión estratégica de las TI; tomar medidas más eficientes para satisfacer las necesidades de los usuarios relacionadas con el uso de herramientas efectivas.
#3 Minimiza los riesgos
En lugar de prohibir el uso de las aplicaciones del Shadow IT; procura implementar soluciones de seguridad que permitan controlar su uso. Invierte en una herramienta que te permita proteger tus sistemas de forma integral; al proteger los datos sensibles de la organización tanto en el flujo interno como en las interacciones en la nube.
Este tipo de soluciones deberían ofrecerte una visibilidad total sobre tus activos para ayudarte a localizar de forma más rápida cualquier posible fuente de amenazas. Para esto, una de las mejores opciones del mercado puedes encontrarla en la herramienta Tenable.io.
4# Promueve un ambiente de confianza
Finalmente, promueve la comunicación abierta entre usuarios y los líderes de la gestión estratégica de TI y también; crea conciencia acerca de las ventajas del uso de aplicaciones controladas dentro de la empresa.
Y lo más importante, no contengas la innovación. Ya sea que los empleados desarrollen aplicaciones, o utilicen herramientas de forma no autorizada; estas prácticas pueden convertirse en la oportunidad perfecta para encontrar nuevas formas de resolver problemas; aumentar la eficiencia del flujo de trabajo y mejorar la competitividad de la empresa a través de nuevas herramientas. Busca entonces una estrategia que te permita más que prohibir, acompañar a los usuarios en la utilización de soluciones innovadoras.
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